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1. Januar 2017

Ladenkasse (w), offen, ordnungsgemäß geführt, sucht Therapiepraxis

Auch im Jahr 2017 werden die Finanzämter sehr genau aufpassen, wie Therapiepraxen mit Kassenführung und Umsatzsteuer umgehen. Formale Fehler ziehen schnell teure „Hinzuschätzungen“ nach sich. Wie Praxisinhaber das vermeiden, erklärt uns Hendrik Gilbers, Steuerberater und Vorstandsmitglieder der Deutschen Gesellschaft Selbstständiger Fachberater für das Gesundheitswesen (DGSFG).

up: Welche Regeln gelten in Heilmittelpraxen für die Kassenführung?

Hendrik Gilbers: Für Heilmittelpraxen gelten keine besonderen Regeln – es kommt nicht auf die Branche des Betriebs an, sondern auf die Art der Gewinnermittlung. Das ist bei Heilmittelerbringern meistens die Einnahmenüberschussrechnung. Außerdem stellt sich die Frage, ob es sich um bargeldintensive Branchen handelt, was bei Ärzten und Therapeuten nicht der Fall ist. Hier gibt es also nur selten Buchführungspflichten und Sonderregeln.

Da es keine konkreten Gesetze zu dem Thema gibt, orientieren wir uns an der Rechtsprechung der Finanzverwaltung. Sie hat die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ etabliert. Maßgeblich dazu sind die Schreiben des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2010 beziehungsweise 2014.

up: Was besagen die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“?

Das sind ganz einfache, grundlegende Dinge: vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet – so muss eine Buchführung aussehen. Zum Thema Kassenaufzeichnung geht aus dem Handelsrecht dann auch noch die „geordnete Ablage von Belegen“ hervor.

up: Was raten Sie Ihren Klienten – und unseren Lesern – konkret in Sachen Kassenführung?

Prinzipiell ist immer die individuelle Situation entscheidend. Praxisinhaber sollten die Grundsätze also stets mit ihrem Steuerberater besprechen. Ich denke aber, die meisten Praxen sind weiterhin mit der sogenannten offenen Ladenkasse gut bedient. Heilmittelpraxen müssen auch 2017 grundsätzlich keine elektronische Ladenkasse verwenden und kein Kassenbuch führen (up berichtete).

up: Wie genau sollten Praxen die Buchführung von Bargeld angehen?

Es gibt auf Landesebene unterschiedliche Regelungen. Derzeit setzt sich aber ein Modell durch, das auch die Finanzämter bei uns in Niedersachsen anwenden. Betriebe erstellen dabei einen Kassenbericht und ein Zählprotokoll. Zählprotokoll bedeutet: Ich zähle die Kasse abends und halte fest, in welcher Größenordnung die Scheine vorliegen und wie hoch der Bargeldbestand insgesamt ist. Mit diesem Protokoll habe ich auch automatisch die Kasse gezählt. Das fließt dann in den Kassenbericht mit ein. Darin verrechne ich den Anfangsbestand vom Beginn des Tages mit allem, was die Praxis im Laufe des Tages eingenommen und ausgegeben hat.

up: Wie sollten Praxen die Ein- und Ausnahmen dokumentieren?

Die Finanzämter setzen voraus, dass für sämtliche Ein- und Ausnahmen Belege vorliegen. Bei den Ausgaben ist es klar: Jeder Mitarbeiter muss Quittungen und Rechnungen aufbewahren, wenn er Dinge für die Praxis kauft. Für die Einnahmeseite würden wir raten, Kopien von Rechnungen, die bei Zuzahlungen und Selbstzahlerleistungen an die Patienten gehen, zu machen und einfach zum Kassenbericht dazuzulegen.

Vordrucke für Kassenberichte gibt es mittlerweile im Internet zu kaufen, wir geben unseren Klienten eine Excel-Vorlage dazu mit. Die Berichte würde ich ausdrucken und handschriftlich führen – in Excel wären sie abänderbar, weshalb sie die Finanzämter nicht anerkennen.

up: Wie stelle ich als Praxischef am besten sicher, dass die Mitarbeiter sich an die Regeln halten?

Offene Ladenkassen sind grundsätzlich schwierig zu überprüfen. Bargeld verleitet schnell dazu, in die Kasse zu greifen – Unterschlagung ist also ein nicht zu unterschätzendes Problem. Ein großer Vorteil elektronischer Systeme ist, dass diese Gefahr deutlich geringer ist. Dort öffnet sich die Ladenkasse erst, wenn ich überhaupt etwas eingegeben habe, außerdem lassen sich die Eingänge überwachen und die Nutzer identifizieren.

Praxisinhaber sollten lieber mit den Mitarbeitern sprechen, ihnen die Dokumentation genau erklären und sie für das Thema Buchführung sensibilisieren. Sie können darauf hinweisen, dass die Finanzverwaltung Heilberufe gerade in ihren Fokus gerückt hat.

up: Worauf genau blicken die Finanzämter dabei?

Probleme gibt es, wenn die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist und das Finanzamt vielleicht noch andere Hinweise hat, dass der Praxis irgendwelche liquiden Mittel zugeflossen sein könnten. Das berechtigt die Finanzverwaltung dazu, die Buchführung zu verwerfen – und öffnet Tür und Tor für Hinzuschätzungen. Die bewegen sich auch gerne mal am „oberen Rand des Zulässigen“, was sehr teuer werden kann.

Praxen sollten zudem auf die zunehmenden Selbstzahlerleistungen achten, die umsatzsteuerpflichtig sind. Drauf achten die Finanzbeamten ebenfalls verstärkt. Für viele Praxen ist das nicht relevant, weil sie die Umsatzsteuer-Freigrenze von 17.500 nicht überschreiten. In großen Praxen mit Fitness- und Präventions-Angeboten zum Beispiel passiert das aber schnell. Sie sollen ein besonderes Augenmerk auf die Dokumentation werfen und sich nicht angreifbar machen.

up: Wie können Praxen anfangen, wenn sie ihre Kassenführung überprüfen und verbessern wollen?

Es lohnt sich, sich zum Beispiel die Januar-Buchhaltung zu nehmen, damit im Februar zum Berater zu gehen und zu sagen „so, jetzt gehen wir mal die Kasse durch“. Am besten nehmen Sie noch den Mitarbeiter mit, der für die Kasse zuständig ist und besprechen gemeinsam, was die Praxis in Sachen Kassenführung verbessern kann.

 

Veröffentlicht in: Unternehmen Praxis (www.up-aktuell.de)
Thema: Kassenführung: Interview mit Hendrik Gilbers
Autor: Moritz Kohl, Medienbüro Medizin (MbMed)

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